Manajemen Perpustakaan

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
A. Pengertian perpustakaan
Perpustakaan bukan merupakan hal baru di kalangan masyarakat, di mana-mana telah diselenggarakan perpustakaan, seperti disekolah-sekolah, baik sekolah umum maupun sekolah kejuruan, baik sekolah dasar maupun menengah. (3) Dengan demikian tidak ada sebuah pernyataaan yang menyatakan bahwa orang tidak mengenal perpustakaan.
Perpustakaan dalam bahasa Inggris adalah Library, Maktabah (bahasa arab), Biblioteca (bahasa Italia), bibliotheque (bahasa Perancis), bibliotheek (bahasa belanda).(1) semua istilah itu mempunyai kata dasar yang berarti buku. “pustaka” dari bahasa sanskerta, “liber” dari bahasa latin, dan biblion dari bahasa Yunani, semuanya berarti buku.(5)
Perpustakaan adalah unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara bahan pustaka yang dikelola dan diatur dengan sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai sumber informasi.(2)
Dari pengertian di atas, terlihat perlu adanya 5 unsur pokok dalam pengertian perpustakaan, yaitu :
1. Tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka.
2. Koleksi bahan pustaka itu dikelola dan diatur dengan cara sistematis dengan cara tertentu.
3. Untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya.
4. Sebagai sumber informasi, dan
5. Merupakan suatu unit kerja.
B. Pembentukan Perpustakaan
Pembentukan sebuah perpustakaan pada suatu unit atau satuan kerja akan dilakukan dengan pertimbangan dan alasan-alasan yang kuat. Setelah perpustakaan tersebut terbentuk, langkah selanjutnya adalah pembinaan, agar segala sesuatu dapat berjalan dengan baik. Selanjutnya setelah upaya pembinaan dapat dilakukan, maka kegiatan yang perlu dilakukan adalah pengembangan.(4) Pembinaan perpustakaan meliputi semua aspek, sedangkan pengembangannya dilakukan secara selektif pada bidang-bidang atau aspek tertentu, sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan yang tersedia, baik dari segi manajemen maupun tempat atau bangunan dari perpustakaan itu sendiri.
Perpustakaan harus mampu menyusun written statement tentang apa yang ia harapkan dari gedung perpustakaan tersebut yang nantinya dapat dipakai oleh arsitek.(6) Dengan demikian desain bangunannyapun bisa dikembangkan orang lain untuk menirunya.
C. Kegiatan Pokok Perpustakaan
1. Pengadaan bahan koleksi
Koleksi merupakan unsur utama dalam perpustakaan. Untuk pengadaan koleksi hendaknya disesuaikan dengan tingkat pendidikan, selera, dan etika masyarakat setempat.(7) Karena dengan adanya tiga hal tersebut siswa atau masyarakat akan lebih tertarik, karena mereka dapat mencari bahan pustaka sesuai yang mereka inginkan.
Hal-hal pokok yang harus ditetapkan berkaitan dengan koleksi adalah :
- Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka.
- Survei minat pemakai
- Survei bahan pustaka
- Menyeleksi bahan pustaka
- Menertibkan.(8)
2. Pengolahan bahan koleksi
Kegiatan pengolahan bahan koleksi adalah kegiatan mempersiapkan bahan koleksi yang telah dipilih, agar dengan mudah dapat diatur di tempat-tempat atau rak-rak penyimpanan, sehingga mudah pula untuk dilayankan oleh para pemakai koleksi perpustakaan.
Kegiatan pengolahan dapat dilakukan dengan berbagai hal :
- Klasifikasi
- Katalogisasi
- Pelabelan
- Penyimpanan dan penyusunan koleksi
- Penyimpanan dan penyusunan kartu catalog.(9).
3. Pelayanan sirkulasi
Dalam ilmu perpustakaan sirkulasi sering dikenal denga peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.(11).
Pelayanan siekulasi adalah kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku perpustakaan sekolah. Tugas pokok bagian sirkulasi antara lain melayani murid-murid yang akan meminjam buku-buku perpustakaan sekolah, melayani murid-murid yang akan mengembalikan buku-buku yang akan dipinjam dan dan membuat statistik pengunjung.(10).
Kegiatan dalam sirkulasi antara lain :
- Membuat peraturan mengenai pemakai/ peminjam koleksi.
- Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan.
- Memprose kartu-kartu keanggotaan.
- Melayani peminjaman dan pengembalian
- Membuat laporan tertulis.(12).
4. Pelayanan referensi
Kegiatan pelayanan referensi adalah kegiatan melayani melayani koleksi perpustakaan, terutama koleksi pustaka acuan (reference books) atau koleksi yang tidak boleh dibawa pulang oleh anggota perpustakaan, dengan pelbagai kegiatan pula, seperti antara lain seperti :
- Melayani para anggota perpustakaan yang memerlukan pustaka acuan.
- Melayani permintaan foto copy
- Melayani permintaan penelusuran informasi tentang oerpustakaan.
- Melakukan penyimpanan dan penataan kembali koleksi pustaka.
- Membuat laporan tertulis secara tertulis.
5. Pelayanan Administrasi
Pelayanan administrasi adalah kegiatan menunjang (perbantuan) kepada semua kegiatan yang dilakukan di dalam perpustakaan, dengan pelbagai macam kegiatan pula.(13) Selain itu dalam administrasi harus ada prinsip, yakni prinsip administrasi merupakan generalisasi berdasarkan pengalaman dan analisis mengenai study kasus.(14).
Kegiatan administrasi sekolah meliputi :
a. ketatausahaan dan kesekretariatan.
b. Administrasi kepegawaian
c. Keuangan.
d. Kerumahtanggan.(15)
D. Prinsip-prinsip Organisasi Perpustakaan
Prinsip itu mempunyai dua segi, yaitu : prinsip merupakan pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu tata hubungan dan merupakan suatu jalan atau sarana untuk menciptakan tata hubungan atau kondisi yang kita ehendaki.(16). prinsip ogganisasi merupakan pedoman dan pegangan bagi para pemimpin organisasi agar bergerak sebagai satu kesatuan ”as an unity” (Prajudi, 1982).
Diantara prinsip-prinsip dalam organisasi perpustakaan adalah :
1. Tujuan perpustakaan
2. Pembagian kerja yang homogen
3. Pelimpahan kekuasaan (tanggung jawab) dan tugas.
4. kesatuan komando (hierarki).
5. Komunikasi.
6. Pengecekan pimpinan terhadap perintah-perintahnya.
7. Kontinyuitas.
8. Saling asuh, asah dan asih antara unit lini dan staf.
9. Koordinasi.
10. Kehayatan (hidup).
11. Asas tahu diri.(17)
E. Referensi
1. Lasa Hs. Petunjuk Praktis pengelolaan perpustakaan masjid dan lembaga ilmiah. (Yogyakarta : Anggota IKAPI UGM : 1994), hal 1.
2. Drs. Muljani A. Nurhadi, M.Ed. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya. (Yogyakarta : Andi Offset : 1983), hal 4.
3. Drs. Ibrahim Bafadal, M.Pd. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. (Jakarta : Bumi Aksara : 1992), hal 1.
4. Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan, Suatu Pendekatan Praktis. (Jakarta : Samitra Media Utama ), hal 49.
5. Drs. P. Sumardji. Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya. (Yogyakarta : KANISIUS (anggota IKAPI) : 2000), hal 11.
6. Soejono, ML.S. Pengetahuan Dasar Dalam PerencanaanGedung Perpustakaan. (Bandung : Angkasa :1986), hal 11.
7. Lasa Hs. Petunjuk Praktis pengelolaan perpustakaan masjid dan lembaga ilmiah. (Yogyakarta : Anggota IKAPI UGM : 1994), hal 11.
8. Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan, Suatu Pendekatan Praktis. (Jakarta : Samitra Media Utama ), hal 151.
9. Drs. P. Sumardji. Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya. (Yogyakarta : KANISIUS (anggota IKAPI) : 2000), hal 25-26..
10. Drs. Ibrahim Bafadal, M.Pd. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. (Jakarta : Bumi Aksara : 1992), hal 125.
11. Lasa Hs. Petunjuk Praktis pengelolaan perpustakaan masjid dan lembaga ilmiah. (Yogyakarta : Anggota IKAPI UGM : 1994), hal 122.
12. Drs. P. Sumardji. Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya. (Yogyakarta : KANISIUS (anggota IKAPI) : 2000), hal 27-28.
13. Ibid, hal 29.
14. Sulistyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. (Jakarta : P.T. Gramedia Pustaka : 1991), hal 187.
15. Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan, Suatu Pendekatan Praktis. (Jakarta : Samitra Media Utama ), hal 168.
16. Ibid, hal 100-107.